يكون المستخدم مسئولا عن بيانات البريد الذي يتم إرساله باستخدام البريد الإلكتروني الرسمي، وتعتبر رسائل البريد الإلكتروني والبيانات المرسلة عبر خادم البريد هي مسئولية المستخدم الذي يملك الحساب، ويحظر على المستخدم مشاركة كلمة المرور.

تشمل مسئولية المستخدم ما يلي:

1. يكون المستخدم مسئول عن الأنشطة في الأنظمة المخصصة لعملائهم باستخدام عناوين البريد الإلكتروني المخصصة لهم.
2. يجب استخدام “الرد على الكل” واستخدام “قوائم التوزيع” بحذر للحد من خطر إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الأشخاص الخطأ.
3. تعتبر الجهة المعنية بالتنفيذ غير مسئولة عن البيانات المفقودة بسبب إجراءات المستخدمين، وعلى المستخدم أخذ نسخ احتياطية من الملفات المهمة على فترات منتظمة في حالة احتياجه لهذه الملفات والمراسلات، وبما لا يخالف أي سياسة داخلية خاصة بعمليات الحفظ وسرية البيانات.
4. يجب على مستخدم البريد الإلكتروني الرسمي للجهة العامة أو المؤسسة الخاصة التوقيع بالاسم والصفة الوظيفية وطرق التواصل من هاتف أو بريد إلكتروني أو تطبيق تواصل صوتي.
5. لا يجوز انتحال أو حذف أو تغيير المسمى الوظيفي إلا في حالة التغيير الإداري.
6. يجب توعية المستخدم أن استخدام البريد الإلكتروني الرسمي في مراسلات خارجية هو تمثيل للمؤسسة أو الجهة العامة وتمثيل للصفة الوظيفية للموظف.